Kom i gang
Slik lager du en månedsrapport fra Excel på fem minutter
4 min lesing
De fleste systemer kan eksportere til Excel eller CSV. Med en ryddig eksport og et fast oppsett kan du lage den samme månedsrapporten på noen minutter – i stedet for å klippe og lime i regneark hver gang.
Start med eksporten du allerede har
Du trenger sjelden et nytt system for å lage gode rapporter. Regnskapsprogrammet, nettbutikken, timeføringen eller CRM-et ditt kan som regel eksportere en liste til Excel eller CSV. Det er nok.
Velg en eksport som har én rad per linje – for eksempel én rad per faktura, ordre eller timeføring – og ikke en ferdig oppsummert tabell. Da kan rapporten gruppere og summere tallene slik du vil.
Rydd filen før du laster opp
- Én overskriftsrad øverst, med ett navn per kolonne
- Én rad per linje, uten tomme rader i mellom
- Dato i en egen kolonne
- Beløp som rene tall – ikke «ca. 500» eller «se vedlegg»
- Fjern sumrader nederst, så blir ikke tallene talt to ganger
Velg hva rapporten skal vise
En god rapport svarer på ett spørsmål. Vil du se omsetning per kunde, timer per ansatt eller kostnader per leverandør? Det du grupperer etter, blir radene i rapporten. Det du summerer, blir tallene.
Velg sum når tallene skal legges sammen, antall når du vil telle linjer, og snitt når du vil sammenligne nivåer – for eksempel snittverdi per ordre.
Skriv to setninger med forklaring
Tall uten forklaring blir lett misforstått. Skriv en kort kommentar om hva som skilte seg ut og hvorfor. To setninger er ofte nok, og det er dette mottakeren husker.
Sjekkliste
- Eksporten har én rad per linje
- Én overskriftsrad og ingen sumrader
- Rapporten svarer på ett tydelig spørsmål
- Logo og kontaktinfo er med
- En kort kommentar forklarer tallene
Slik gjør du det i Tallført
I Tallført velger du en mal – salg, timer, kostnader eller fravær – og laster opp filen. Appen kjenner igjen kolonnene, regner ut summer per gruppe og lager diagram og hovedpunkter på norsk. Du legger til en kommentar og laster ned en PDF med din logo, eller deler en lenke. Neste måned trykker du «Ny periode», så brukes samme oppsett om igjen.
Prøv gratis i 14 dager